Consejos para implementar un LMS

Una de las sesiones durante la reunión anual del eLearning Guild fue moderada por Tracy Hamilton de discovery through elearning. Ella está a cargo de las iniciativa de e-learning en un hospital. Su perspectiva como cliente y usuario es muy refrescante, ya que escribe sobre sus experiencias usando las tecnologías. La sesión del eLearning Guild que moderó se centró en compartir experiencias sobre la implementación de un LMS, y dió como resultado una larga lista de sugerencias y consejos prácticos para lograr una implementación exitosa. Mucho de lo incluido en la lista aparentemente es sentido común (y no todos los consejos aplican en todos los casos), pero eso es lo que la hace tan valiosa - las cosas que todos tomamos como obvias son las que muchas veces no se toman en consideración, y que fácilmente pueden resultar en problemas.

Tracy gentilmente ha permitido que traduzca y comparta su lista aquí, en ningún orden en particular:

1. Consiga acceso a una versión demo o una instancia de prueba. Asegúrese de poder jugar con el LMS antes de comprar.
2. No se apure a conseguir algo e implementarlo rápidamente.
3. Si es posible, investigue que sistemas usan otras organizaciones en su industria.
4. Asegúrese que las personas involucradas en el proceso de selección sepan lo que están buscando antes de evaluar una demo. Asegúrese que están tan invormados como Ud.
5. Establezca reuniones de seguimiento semanales con su proveedor.
6. Asegure que ambas partes de la implementación sepan exactamente lo que la otra parte está haciendo (usted y su proveedor)
7. Verifique que la base de datos de RRHH tenga todos los datos que requiere para hacer seguimiento y reportar sobre el avance del personal. Puede que algunos sistemas más viejos no tengan los datos necesarios.
8. Asegúrese que su sistema de RRHH pueda comunicarse con el LMS.
9. Evalúe si necesita un LMS al cual se pueda acceder desde afuera, o solo desde adentro de la organización. ¿El LMS tiene capacidad para manejar accesos externos, vía Internet?
10. Capacitación, capacitación, capacitación. Como administrador del sistema, asegúrese de recibir entrenamiento desde la perspectiva del Alumno, del Instructor y del Administrador. Conozca lo que verá cada una de las personas que use el sistema, y que tipo de acceso tendrá.
11. No se sienta presionado por el proveedor para lanzar el sistema antes de que se sienta cómodo con él, y que cumpla con los estándares de calidad esperados. Perderá credibilidad si el lanzamiento se hace demasiado temprano y el sistema tiene demasiados errores.
12. Asegurese que el sistema de reportes es robusto, personalizable y exportable.
13. Roles - la mayoría de los LMS están estructurados alrededor de roles de aprendizaje. ¿Es adecuado el modelo para capacitar a su personal? ¿Encaja el sistema con los modelos de aprendizaje de su organización?
14. ¿Es suficientemente robusta la funcionalidad de evaluación del sistema? ¿Se incluye esta funcionalidad? ¿El LMS registra solo si una evaluación es aprobada o no, o puede hacer seguimiento a nivel de preguntas individuales?
15. ¿Se pueden importar cursos creados en otro lado, y se puede hacer seguimiento de la participación en ellos?
16. ¿Qué tan bien entiende el proveedor el modelo SCORM? ¿Lo puede explicar?
17. ¿Puede Ud. importar cursos externos, o depende del proveedor para ello? Esto puede significar que cada curso es más caro.
18. ¿Qué tan sencilla y amigable es la navegación del sistema, para alumnos, instructores y administradores?
19. ¿Es fácil actualizar, agregar y mantener la base de alumnos?
20. ¿Es fácil personalizar el sistema para adecuarlo a las necesidades/imagen de su organización? ¿Ud. puede hacer estos cambios, o necesita que los haga el proveedor?
21. ¿Se pueden agrupar los cursos en categorías lógicas para los alumnos?
22. ¿Cuenta con una lista de componentes que quisiera en un LMS, para verificar contra las funcionalidades ofrecidas por el proveedor?
23. ¿El sistema puede crear cursos (algunos pueden, aunque se siguen llamando LMS en lugar de LCMS)? Más importante aun, ¿que tan robusta es esta funcionalidad? ¿Debería considerar una herramienta de autoría separada?
24. ¿Qué tipo de contenidos pueden ser importados? Video, audio, ppt, doc, xls, pdf, swf, otros...
25. ¿Coinciden sus expectativas con la de su proveedor sobre el lanzamiento del sistema? ¿Un curso o varios, o solo registración de los usuarios? Asegúrese que estén de acuerdo sobre lo que significa "go-live".
26. ¿Cuenta con la versión más actualizada del sistema, o se están creando actualizaciones al mismo tiempo que está intentando implementar su sistema?
27. ¿Con qué frecuencia recibirá actualizaciones?
28. ¿Ofrece cursos presenciales además de cursos online? Si es así, ¿el LMS puede administrar los cursos presenciales sin necesidad de modificar su metodología de capacitación?
29. Investigue varios LMS antes de comenzar la etapa del RFP. Podrá descartar aquellos sistemas que no cumplan con sus requerimientos antes de consultar con otros dentro de su organización.
30. Nombre su LMS - encuentre un nombre que signifique algo para sus empleados y los motive a volver con frecuencia a aprender.
31. Escuche los consejos de su proveedor acerca de como implementar la prueba piloto, pero no olvide lo que Ud. sabe funcionará en su organización. Ellos podrán tener la metodología, pero Ud. conoce mejor el tamaño y la composición del grupo de prueba que funcionará.
32. Encuentre un amigo en IT. Alguien que pueda ayudarlo y traducir el lenguaje técnico que acompaña la implementación de un sistema y su interconexión con otros sistemas internos.
33. Encuentre un mentor LMS, alguien que ya tenga experiencia implementando un sistema. Aunque hayan implementado un sistema distinto, podrán darle consejos.
34. No funcionará todo al 100% desde el principio, así que no sea demasiado exigente consigo mismo. No espere que todo funcione a la perfección de inmediato.
35. Identifique los elementos más importantes del LMS y asegurese que funcionen para la prueba piloto, y después trabaje para agregar capacidad y funcionalidad.
36. ¿Cuenta con un plan B en caso que otra área de la organización busque implementar su propio LMS?
37. ¿Qué tan buena es la respuesta de su proveedor ante consultas, resolución de problemas, etc.?
38. ¿El licenciamiento es único, anual o por usuario?
39. ¿Con qué frecuencia hay actualizaciones? ¿Están incluidas en el costo de licenciamiento?
40. ¿Cuánto dura la prueba piloto, en base a experiencias con otros clientes?
41. ¿El sistema puede hacer seguimiento de eventos de aprendizaje externos?
42. ¿Los usuarios pueden compartir comentarios dentro del sistema? ¿Retroalimentación de los usuarios?
    
43. ¿Se pueden enviar notificaciones por e-mail a los alumnos?
44. ¿Se puede integrar el LMS con el sistema de calendario de su organización?
    
45. ¿Se pueden asignar fechas de cursada a los alumnos, o ellos deben inscribirse solos?
46. ¿Hay espacio en la página de inicio/tablero de comando de la plataforma para publicar noticias, actualizaciones o información?
47. ¿Existe una función de búsqueda? ¿Por título de curso o dentro de cada curso? ¿Hay que usar la herramienta de autoría de la plataforma para poder usar la funcionalidad de búsqueda?
48. ¿Se pueden realizar exámenes prácticos?
49. ¿Existen evaluaciones para los cursos?
    
50. ¿La plataforma cuenta con foros de discusión, wikis, etc.? ¿Son funcionalidades importantes para usted? ¿Las necesita?
51. ¿Cuenta con otras herramientas de redes sociales?
52. ¿Qué elementos están incorporados al LMS y qué debe agregarse por separado?
53. ¿Qué tan robusta es la documentación para los usuarios/alumnos?
54. ¿Se pueden configurar cursos donde algunos tipos de usuario tiene acceso y otros no - asignaciones en base a roles?
55. ¿Existe la posibilidad de hablar con los decisores dentro de la organización proveedora? Hablar semanalmente con el líder de proyecto es importante, pero también puede ser crítico reunirse con el dueño/director de la empresa proveedora, o con el representante comercial para asegurar que el proyecto avance.
56. Intente enumerar todos los pasos necesarios para poner el sistema en funcionamiento.
57. Tenga cuidado con proveedores/vendedores que son muy agresivos. ¿Le están mostrando la plataforma "real"? ¿Es posible ver una demo de un usuario real, sin que esté presente el proveedor?
58. En caso de una solución hosteada, ¿qué tan seguros están los datos?
59. Esté preparado para rebasar su presupuesto.
60. Identifique un contacto clave del proveedor para poder mantener una comunicación constante durante el proyecto de implementación.
61. ¿El sistema le permite calcular el ROI?
62. ¿La plataforma puede generar evaluaciones de desempeño, planes de carrera y planes de desarrollo? ¿Esto es algo que su organización requiere?
63. Recuerde que puede "apagar" las funcionalidades del LMS que no necesita o prefiere no usar.