12 consejos para mejorar cualquier presentación

Después de casi dos semanas, por fin pude sentarme a escribir de nuevo! Fueron varios días de trabajo intenso, casi todo relacionado con el tema de este post - mejorando una serie de presentaciones en PowerPoint para el evento interno más importante de la empresa donde trabajo (aparentemente los resultados fueron suficientemente buenos como para que me pidieran organizar un curso sobre como armar presentaciones).

Creo que los 2 elementos claves que se deben tomar en cuenta durante el proceso de creación de una presentación son el lenguaje y el diseño - asumo que el mensaje de la presentación ya está definido (y cabe aclarar que cuando digo "presentación", estoy hablando de las diapositivas - no del evento en sí o del discurso).

El lenguaje es sin duda lo más importante de cualquier presentación. Si el mensaje es transmitido en forma clara y concisa, la presentación será efectiva aun cuando el diseño sea mediocre. El lenguaje está compuesto de texto, imágenes y gráficos (hay presentaciones excelentes que casi no usan texto), y la clave reside en que TODOS los elementos apoyen el mensaje a transmitir.

Por otro lado, podemos armar una muy buena presentación que cumpla con el objetivo de comunicación, pero si queremos que sea clara, poderosa y memorable, debemos pensar en el diseño. Nos sirve de poco que el diseño de la presentación sea confuso o que el texto sea ilegible.

En base a estos 2 elementos, les ofrezco mis 12 consejos para mejorar cualquier presentación (o cualquier material de presentación en pantalla, incluyendo contenidos de e-learning):


Consejo 1: No escriba lo mismo que va a decir
No hay nada mas molesto en una presentación que escuchar exactamente lo mismo que acabamos de leer. Las personas leemos mucho más rápido de lo que hablamos, resultando en que el público lea todo el texto en la pantalla mucho antes de que el orador termine de leerlo. Si el texto está en la pantalla, dejemos que la gente lo lea; si vamos a a hablar, digamos algo que amplíe o agregue valor a lo que está escrito.

Consejo 2: Sea breve
Recordemos que una presentación siempre va acompañada de un componente oral (a diferencia de un documento, una propuesta o un folleto institucional). Por lo tanto, usemos frases cortas y verbos activos que motiven a nuestro público y generen una reacción emocional. Evitemos agregar detalles innecesarios, adjetivos y oraciones largas - no estamos escribiendo literatura! El color y los calificativos los podremos agregar oralmente (si toda la información está en pantalla... ¿para qué nos necesitan a nosotros?). Podrán encontrar más sobre este tema aquí.

Consejo 3: No use más de un sub-nivel de texto
Cuando en una diapositiva tenemos más de un sub-nivel de texto, les aseguro que sucede una de dos cosas: el texto es demasiado detallado (hay que editar agresivamente), o el concepto es demasiado complicado para mostrarlo todo junto (hay que subdividirlo en dos o más diapositivas).

Consejo 4: Use tipografías de por lo menos 24 puntos
Cualquier texto de menos de 24 puntos corre el riesgo de ser ilegible. Puede ser que en un auditorio pequeño, donde el público está cerca de la pantalla y la calidad de la proyección es óptima, podamos usar tipografías más pequeñas, pero yo no me arriesgaría. Además, si la razón para usar texto más pequeño es para que entre todo dentro de la diapositiva, nuestro problema es otro (vea el Consejo 2).

Consejo 5: No escriba todo en mayúsculas o minúsculas
Para maximizar la legibilidad del texto debemos escribirlo usando mayúsculas y minúsculas. Lo más recomendable es escribir la primera letra de cada línea en mayúscula, con el resto en minúscula (salvo por palabras que habitualmente se escriben con mayúscula). Para los títulos, lo mejor es poner en mayúscula la primera letra de cada palabra.

Consejo 6: Si muestra datos, use gráficos simples
Mostrar datos es un excelente recurso para cualquier presentación, pero si no están bien diseñados pueden generar confusión. Los gráficos de barras, líneas de tendencia y gráficos circulares transmiten información de forma clara y directa, siempre y cuando sean sencillos. Limitemos la información a una sola variable, y usemos pocos colores (pero muy vivos). Evitemos agregar etiquetas, a menos que sean esenciales para transmitir el mensaje. En el caso de tablas de datos, es recomendable no mostrar más de 4 o 5 filas/columnas.

Consejo 7: Contraste el texto con el fondo
El contraste entre el texto y el fondo es crucial para asegurar la legibilidad de nuestra presentación. Lo mejor es elegir textos oscuros sobre fondos claros, aunque también son efectivos los textos claros sobre fondos oscuros. Evitemos usar combinaciones de colores no convencionales, ya que pueden ser difíciles/molestas para leer, y para muchas personas pueden ser completamente ilegibles.

Consejo 8: Mantenga las animaciones al mínimo
Puedo entender la tentación de agregar toda la variedad de animaciones y efectos especiales que PowerPoint nos ofrece (especialmente la versión 2007), pero créanme - al final de la presentación, nadie en el público va decir "¡Qué genio! Logró usar todas las animaciones de PowerPoint en solo 8 diapositivas... ¡Lo voy a contratar!" Es más probable que después de la tercera pantalla donde el texto desaparece - letra por letra - en un remolino interminable, muchos estén más interesados en jugar Tetris en el celular que en lo que está diciendo.

Consejo 9: Use color y transparencia para dirigir la atención
El uso de colores contrastantes y transparencias son técnicas muy efectivas - y poco usadas - para dirigir la atención del público. Destacar sutilmente un objeto agregando transparencia a los demás es un efecto sencillo y muy elegante; y para llamar la atención en forma más directa, nunca falla usar texto invertido - texto claro sobre un fondo oscuro.

Consejo 10: Use fotos en lugar de clip-art
Es fácil apoyar nuestro mensaje con el arte prediseñado incluido con PowerPoint, excepto que nuestro público seguramente ya lo vio cientos de veces y eso le resta efectividad. Además, una buena imagen siempre será más poderosa que cualquier gráfico, por el contenido emocional que puede transmitir. Y habiendo millones de fotos gratuitas (Microsoft Office Online, SCX, Flickr) en Internet, no hay excusa para no usarlas.

Consejo 11: Si va usar clip-art, personalízelo
Pocas personas saben que es posible desagrupar y editar muchas de las imágenes prediseñadas disponibles en PowerPoint. Con esta técnica, podemos recomponer imágenes, modificar colores, agregar o quitar elementos, y muchas cosas más. Tom Kuhlmann tiene un excelente post donde podrán aprender como hacer esto.

Consejo 12: Use colores, tipografías y efectos consistentemente
Finalmente, y como resumen de los consejos anteriores, es muy importante mantener la consistencia en nuestras presentaciones. Cambiar el colorido o el tipo de letra cada dos por tres solo sirve para distraer al público de nuestro mensaje, al igual que usar distintas transiciones para cada diapositiva.